Cadencias Kanban

Cadencias Kanban

Las Cadencias Kanban, también conocidas como Ceremonias Kanban, son una parte esencial de cualquier proceso y especialmente importantes para el cambio evolutivo. Mejorar la retroalimentación en todas las áreas del proceso y los niveles de la empresa es fundamental.

Como explicamos en un artículo anterior, Kanban ve a una organización como un ecosistema de servicios interconectados. Y, para que este ecosistema funcione correctamente, mejore y se adapte continuamente a las condiciones cambiantes, necesita un pulso. Las cadencias Kanban son el latido del corazón que mantiene la máquina bien engrasada y funcionando.

Las Ceremonias Kanban o Cadencias Kanban son las revisiones cíclicas que impulsan la mejora continua y la prestación efectiva de servicios. Son el motor de un sistema de gestión completo para mejorar la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones en una organización, permitiendo una respuesta más rápida y una mayor agilidad empresarial y coordinando iniciativas estratégicas con la capacidad actual de entregar.

Cadencias Kanban

Para que una organización funcione correctamente, es esencial que el nivel de empuje nunca disminuya. La metodología Kanban establece siete cadencias, ciclos de retroalimentación o ceremonias que permiten mantener vivo el plan e impulsar el cambio evolutivo.

Las cadencias Kanban nos permiten conectar la estrategia con nuestras operaciones diarias y adaptarnos rápidamente a los cambios del mercado.

Cada decisión que debe tomarse, cada información que debe compartirse tiene un lugar y un momento, lo que reduce la necesidad de reuniones ad-hoc. Si implementas las Cadencias Kanban correctamente, ya no necesitarás más reuniones ad-hoc.

Buscamos mantener un flujo de trabajo constante y sostenible desde la estrategia anual hasta el día a día. Para ello, el Método Kanban recomienda los siguientes tres tipos de ciclos de retroalimentación:

  • Hacer las cosas:
    • Kanban Meeting
    • Delivery Planning Meeting
  • Hacer las cosas mejor:
    • Operations Review
    • Risk Review
    • Service Delivery Review
  • Hacer las cosas correctas:
    • Strategy Review
    • Replenishment Meeting
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Imagen adaptada de la Guía Condesada de Kanban de David J. Anderson y Andy Carmichael.

Las siete cadencias Kanban se describen brevemente a continuación y se detallan en la siguiente sección:

  • Strategy Review: ¿Estamos en el negocio en el que queremos estar? ¿Tenemos la capacidad de estar en ese negocio? ¿Son alcanzables nuestros objetivos? ¿Deberíamos revisar nuestra estrategia basada en presiones competitivas o tendencias tecnológicas?
  • Operations Review: Comprender el equilibrio entre los servicios de Kanban, desplegando recursos para maximizar la entrega de valor a las expectativas de los clientes
  • Risk Review: Comprender los riesgos para la prestación efectiva de servicios
  • Service Delivery Review: Examinar y mejorar la efectividad de un servicio
  • Replenishment Meeting: Estirar (pull) elementos a través del punto de compromiso y supervisar la preparación de opciones para la selección en el futuro
  • The Kanban Meeting: Esta es la revisión diaria de coordinación, autoorganización y planificación para los miembros del servicio.
  • Delivery Planning Meeting: Seguimiento y planificación de entregas a clientes

Flujo de Información y Cambio

Como puedes ver en la imagen anterior, cada Cadencia Kanban está conectada con otra Cadencia Kanban mediante dos flechas diferentes. Estas flechas representan flujo de información o flujo de cambio.

  • Flujo de información: información entregada de un mecanismo de retroalimentación a otro. La información se considera para posibles decisiones.
  • Flujo de cambio: acciones y decisiones tomadas en una reunión que tendrán un efecto directo sobre los datos revisados, la capacidad observada y las discusiones mantenidas en otras reuniones.

¿Más Reuniones?

Implementar las siete Cadencias Kanban no significa agregar siete nuevas reuniones a las reuniones existentes en una organización. En cambio, las Ceremonias Kanban deberían ser inicialmente parte de las reuniones existentes y adaptarse en contexto para cumplir sus objetivos. A menor escala, una sola reunión puede abarcar más de una de las cadencias.

En realidad, según nuestra experiencia, la implementación de Kanban en todos los servicios y con las siete Cadencias Kanban reduce drásticamente la cantidad total de reuniones celebradas en la organización, particularmente aquellas reuniones requeridas para solicitar información, actualizaciones o especulaciones sobre el futuro.

Actividades típicas en una reunión de Cadencia Kanban

Echemos un vistazo a las actividades habituales que tienen lugar durante una reunión de Cadencia Kanban:

  • Tomar datos y otras información recopiladas de cada Sistema Kanban
  • Observar las señales que puedan indicar que el sistema necesita un ajuste
    • No estás entregando trabajo cuando lo prometiste
    • El cliente tiene alguna nueva insatisfacción o nueva solicitud
  • Considerar el estado actual y decidir cómo avanzar
    • ¿Qué trabajo está listo para ser entregado?
    • ¿Qué se debe estirar a continuación?
    • ¿Cómo podemos hacer frente a un nuevo producto de la competencia?
  • Discutir y decidir sobre acciones
    • Cambios en políticas
    • Aplicar técnicas para dar forma a la demanda o modificar la capacidad.
  • Comunicar decisiones

Replenishment Meeting

Esta es la Cadencia Kanban para mover elementos a través del punto de compromiso y supervisar la preparación de opciones para la selección en el futuro. Puede realizarse a demanda o en una frecuencia específica.

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  • Propósito: decidir qué seleccionar del grupo de opciones, comprometerse con el siguiente y reponer el búfer de entrada para el sistema Kanban
  • Cadencia: semanal o bajo demanda
  • Duración: 20 a 30 minutos.
  • Participantes: el Service Delivery Manager o la persona responsable de facilitar la reunión de planificación de entrega; junto con el personal de prestación de servicio que puede evaluar el riesgo técnico y de dependencia y asesorar sobre la programación, la secuencia y el procesamiento de lotes
  • Entradas: las observaciones de Kanban Meetings y Service Delivery Reviews pueden dar lugar a cambios en el comportamiento en las reuniones de Replenihment. Decisiones tomadas en la reunión de Strategy Review, tales como cambios de política y cambios de portafolio.
  • Resultados: Decisiones sobre qué extraer a continuación, más los cambios del sistema enviados a la reunión diaria de Kanban

Actividades

  • ¿Qué hay de nuevo desde la última reunión?
  • Inspeccionar nuevas entradas al conjunto de opciones/ideas, o al búfer “listo para la entrega”
  • Asegurar que los artículos que están disponibles para la selección se clasifiquen correctamente por riesgo y que las clases de servicio solicitadas sean apropiadas. Corregir cualquier error
  • ¿Cuántas espacios kanban hay disponibles y de qué tipo/clase? ¿Qué señales kanban tenemos?
  • Filtrar el conjunto de opciones disponibles por tipo, clase, ventana de programación para obtener una lista inicial de candidatos para la selección
  • Solicitar a las partes interesadas que seleccionen una lista corta de candidatos basada en el filtrado inicial
  • Dado el tiempo de espera previsto, ¿es posible llegar a un consenso sobre los elementos más importantes para la selección?

Kanban Meeting

Esta es la reunión de planificación diaria en la que los equipos analizan el estado del tablero de Kanban y definen el plan para el día.

Esta es una reunión donde las personas que vienen de Scrum realmente tienen dificultades, porque es bastante diferente del Daily Scrum. El foco de la reunión Kanban está en el flujo. Por tanto, comenzamos leyendo el tablero de derecha a izquierda, deteniéndonos en los elementos bloqueados y asegurándonos de que todos estén trabajando para sacar las cosas del sistema lo más rápido posible.

Una vez que llegamos al lado izquierdo del tablero, verificamos si hay espacios disponibles para estirar más trabajo.

No nos importa quién hizo qué y qué planean hacer. La atención se centra en los elementos de trabajo en progreso y en lo que podemos hacer para que se muevan lo más rápido posible.

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  • Propósito: Observar y rastrear el estado del trabajo (no los trabajadores). Para observar el flujo de trabajo.
  • Cadencia: Duración diaria: 10-20 minutos. Participantes: El grupo o equipo de servicio inmediato que realiza el trabajo (4-50 personas). Facilitado por Service Delivery Manager
  • Entradas: Decisiones de la reunión de replenishment y de la reunión de Delivery Planning. Decisiones y nuevas iniciativas del Strategy Review
  • Resultados: progreso informado a las reuniones de Delivery Planning Meeting y Service Delivery Review

Actividades

  • El tablero mostrará el estado del trabajo y si se está trabajando activamente, está haciendo cola o está bloqueado o esperando por algún otro motivo
  • El Service Delivery Manager recorrerá el tablero revisando los tickets de derecha a izquierda
  • Se presta atención a los ítems bloqueados o retrasados. El equipo discutirá brevemente quién está trabajando en un problema y cuándo se resolverá
  • Los equipos maduros solo comentan los artículos bloqueados, y no hablan de cada trabajo en curso en tablero
  • El Service Delivery Manager debe asumir la responsabilidad de la resolución de los problemas de bloqueo
  • Las rutas y políticas de escalado claramente definidas son importantes para los problemas no resueltos.

Como la atención se centra en el flujo, es bastante habitual que algunos miembros del equipo necesiten comentar algo después. Pero, eso siempre sucede después de la reunión, nunca debemos mezclar discusiones detalladas con el flujo normal de la reunión diaria de Kanban.

Delivery Planning Meeting

Esta cadencia Kanban se realiza por cadencia de entrega y su objetivo es planificar la entrega y crear un manifiesto de entrega. A menos que el servicio sea de extremo a extremo, generalmente hay alguien que se encarga del trabajo después de la entrega, por lo que debemos planificar en consecuencia.

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  • Objetivo: planificar la entrega posterior y formar un manifiesto de entrega
  • Cadencia: varía según la cadencia de entrega
  • Duración: 1-2 horas
  • Participantes: facilitados por la persona que desempeña el papel de Service Delivery Manager. Se debe invitar a cualquier otra parte interesada, incluidas las que reciben y aceptan la entrega, y cualquier persona involucrada en la logística de hacer una entrega. Los especialistas están presentes por sus conocimientos técnicos y capacidades de evaluación de riesgos. Los gerentes están presentes para que se puedan tomar decisiones.
  • Entradas: información de Kanban Meeting sobre qué elementos están potencialmente disponibles para entregar. Consideraciones de riesgo del Risk Review que pueden afectar las decisiones de entrega.
  • Resultados: Decisiones sobre qué elementos entregar, comunicados a la reunión diaria de Kanban. Información sobre problemas con la entrega enviada a Risk Review.

Temas a Tratar

  • ¿Qué artículos están o estarán listos para su lanzamiento?
  • ¿Qué se requiere para lanzar realmente a producción?
  • ¿Qué pruebas se requerirán después del lanzamiento para validar la integridad del sistema de producción?
  • ¿Qué riesgos de entrega existen? ¿Cómo se están mitigando?
  • ¿Qué planes de contingencia se requieren?
  • ¿Quién necesita participar en el lanzamiento?
  • ¿Cuánto tiempo durará el lanzamiento?
  • ¿Qué otra logística estará involucrada?

Service Delivery Review

Ceremonia Kanban quincenal donde analizamos si estamos entregando de acuerdo con las expectativas del cliente. Analizamos un solo sistema Kanban, comparamos las capacidades actuales con las métricas de criterios de aptitud y buscamos equilibrar la demanda con la capacidad y gestionar los riesgos de manera adecuada.

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  • Entradas:
    • Rendimiento del sistema
    • Progreso y datos del Kanban Meeting
    • Decisiones de Operations Review y acciones de Risk Review
  • Resultados:
    • Resultados reportados en Operations Review.
  • Agenda:

Actividades

  • Una discusión enfocada sobre la capacidad del sistema
  • Revisión contra métricas de criterios de aptitud
  • Revisar las deficiencias contra las expectativas del cliente. Analizar la causa raíz
  • Discutir las opciones de mitigación y reducción de riesgos o cambios en el diseño del sistema para mejorar la capacidad actual frente a las expectativas.
  • ¿Qué servicios brindamos actualmente? ¿Qué tipo de solicitudes de servicio / elementos de trabajo aceptamos?
  • ¿Cuáles son las expectativas de nivel de servicio de cada tipo de elemento de trabajo?

Temas a Tratar

  • ¿Cuál es nuestra capacidad actual para entregar cada tipo?
  • Distribución del tiempo de entrega (Lead Time)
  • Tasa de Entrega
  • Nivel de liquidez del sistema
  • Volumen de transacciones, volatilidad, inmediatez
  • Eficiencia de flujo
  • Calidad
  • Riesgo de retraso (del bloqueo)
  • Nivel de servicio esperado, rendimiento sobre fecha de vencimiento
  • Preguntas relacionadas con la mejora de procesos ¿Qué ha logrado su equipo desde la última reunión?
  • ¿Con qué necesitas ayuda de un colega?
  • ¿Con qué necesita ayuda del supervisor o gerente de prestación de servicios? ¿Se necesita escalado?

Operations Review

Esta es una revisión mensual de la demanda y la capacidad de cada sistema Kanban en la organización con un enfoque particular en las dependencias y los efectos dependientes. Proporciona una visión de sistema de sistemas a medida que todos aportan datos de rendimiento actualizados y dependencias de sus reuniones de Service Delivery Review.

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  • Entradas:
    • Resumen de resultados de las reuniones de Service Delivery Review de todos los Sistemas Kanban
    • Información de rendimiento de negocio de Strategy Review
    • Iniciativas de mejora continua de Risk Review sobre cambios en todo el sistema.
  • Resultados:
    • Una lista de mejoras, decisiones, acciones, sugerencias o cambios requeridos en la estrategia con propietarios designados enviados a Service Delivery Review y Strategy Review.
  • Agenda:
    • Observar las dependencias entre los sistemas Kanban, comprender y exponer los impactos asociados dentro de ellos.
    • Eventos Kaizen sugeridos por los asistentes.
    • Oportunidades de mejora asignadas

Actividades/Temas a Tratar

  • Observar el rendimiento, la capacidad y las dependencias entre múltiples Sistemas Kanban
  • Dependencias comprendidas
  • Los efectos interdependientes de los eventos de Kaizen sugeridos
  • Oportunidades de mejora asignadas a los gerentes como último tema de la agenda.

Risk Review

El propósito de esta cadencia Kanban es revisar los parámetros para administrar el riesgo, así como también revisar aquellos problemas que ponen en riesgo nuestra capacidad de entrega. Esto sucede en una cadencia mensual aparte del Operations Review y revisamos las clases de servicio, bloqueos, políticas de gestión de riesgos y políticas de gestión y configuración de la demanda.

Risk Review - AKTIA Solutions

  • Entradas: Problemas de la red de Sistemas Kanban de Operations Review y Sistemas Kanban individuales del Service Delivery Review. Decisiones de la reunión de Delivery Planning.
  • Salidas: La información de la revisión de riesgos puede informar al Delivery Planning, ya que puede no ser prudente afirmar que un ítem estará listo para la entrega y comprometerse si hay un “riesgo de cola” que no se puede gestionar fácilmente y evitar de manera efectiva para un artículo de trabajo específico.

Actividades

Una actividad típica realizada en esta cadencia Kanban es la “Técnica de agrupamiento de bloqueos” con el propósito de reducir la larga cola en nuestra distribución del tiempo de entrega.

Discussions

  • ¿Cuánto riesgo queremos correr?
  • ¿Tenemos el marco de evaluación de riesgos correcto?
  • ¿Hemos identificado las dimensiones de riesgo correctas?
  • ¿Nuestras dimensiones de riesgo nos proporcionan información procesable? ¿Necesitan ser modificados? ¿Qué riesgos queremos gestionar
  • Revisar clases de servicio
    • ¿Siguen siendo apropiadas? ¿Están siendo utilizadas? ¿Se han hecho excepciones? ¿Hay un nuevo patrón? ¿Necesitamos una nueva clase de servicio?
  • Revisar bloqueos
    • Priorice las acciones de mitigación y reducción basadas en el análisis de agrupamiento de bloqueos
    • Revisar las políticas de cobertura de riesgos
    • Considerar si la demanda observada recientemente encaja con patrones históricos y la asignación de capacidad sigue siendo apropiada
  • Revisar las políticas de configuración de la demanda
    • ¿Deberíamos ajustar las políticas que bifurcan la demanda de servicios dependientes o compartidos?

Strategy Review

Esta cadencia Kanban se lleva a cabo trimestralmente para revisar y evaluar:

  • OKRs
  • capacidades
  • alineación de estrategia y capacidad
  • mercados actuales
  • posición estratégica
  • estrategias de salida al mercado

Strategy Review - AKTIA Solutions

Atendido por ejecutivos, líderes de productos, ventas, marketing, gestión de portafolio, gestión de riesgos, prestación de servicios y atención al cliente.

Esta cadencia Kanban sería la misma reunión trimestral para OKR o Hoshin Kanri. No necesitamos cambiar nada, solo asegurarnos de que esto suceda y lo hagamos correctamente.

  • Propósito: ¿Estamos en el negocio en el que queremos estar y tenemos la capacidad de estar en ese negocio? ¿Son alcanzables nuestros objetivos?
  • Cadencia: trimestral
  • Duración: ½ día
  • Participantes: personal orientado al cliente; directivos; gerentes de producto y portafolio
  • Entradas: Información de capacidad actual de Service Delivery Review y Operations Review. También se informa mediante aportes de las reuniones de Replenishment. Aportaciones del personal orientado al cliente.
  • Producto: Nueva información y decisiones incorporadas en Operations Review y Service Delivery Review con información de “aptitud para el propósito” y KPI (indicadores clave de rendimiento).

Ejemplo #1 de contenido de una sesión de Strategy Review

  • Estrategia actual: busca oportunidades estacionales de corta vida con fechas de entrega fijas
  • Capacidad actual: Los plazos de entrega son demasiado largos y altamente impredecibles. Como resultado, muchas oportunidades se pierden parcial o completamente.

Se debe tomar la decisión de reajustar la asignación de la cartera de proyectos para obtener más oportunidades a mediano y largo plazo más adecuadas a la capacidad actual hasta que se mejore la capacidad para cumplir con la estrategia.

Ejemplo #2 de contenido de una sesión de Strategy Review

El personal de atención al cliente informa sobre los motivos por los que los clientes utilizan nuestros servicios. Agrupa las narrativas y compáralas con la segmentación de mercado existente. Realiza ajustes si han aparecido nuevos segmentos de clientes.