Sistema Kanban

Sistema Kanban

Un sistema Kanban es un sistema de flujo de entrega que controla la cantidad de trabajo en progreso utilizando señales visuales.

Las señales visuales se conocen como kanbans. Regulan la cantidad de trabajo que ingresa al sistema en función de la capacidad del sistema, mejorando así el flujo de valor para los clientes. Los kanbans, y las políticas asociadas a ellos, crean un sistema de extracción (pull), donde el trabajo es “estirado” al sistema cuando se completa otro trabajo, en lugar de “empujado” cuando se solicita un nuevo trabajo.

Como explicamos en un artículo anterior, Kanban fue el método desarrollado por Taiichi Ohno para permitir la producción Just-in-Time (JIT) en Toyota. La esencia de Kanban fue adoptada más tarde por la industria del software para mejorar la agilidad en lo que se conoce como el Método Kanban.

Ahora, centrémonos en el desarrollo de software y el ámbito de gestión de productos digitales. Aquí, generalmente estamos hablando de sistemas kanban virtuales. Y, el propósito de este artículo es explicar la diferencia entre un tablero Kanban y un sistema Kanban.

Sistema Kanban

A menudo me encuentro con personas que dicen que están haciendo Kanban, pero cuando veo lo que están haciendo, me doy cuenta de que solo están usando un tablero con post-its. Esto es lo que llamamos un proto-kanban o simplemente un tablero con post-its 🙂

Sistema Kanban - Proto-Kanban - Kanban - AKTIA Solutions

La diferencia entre un tablero Kanban y un sistema Kanban es que el tablero Kanban es solo un componente del sistema Kanban, la parte de visualización. Pero, hay varios componentes clave que necesitamos para tener un sistema Kanban real.

La diferencia clave son las normas y políticas que rigen su comportamiento. ¿Cuándo debemos reponer? ¿Cuándo debemos entregar? ¿Cómo gestionamos las dependencias? ¿Cómo gestionamos la demanda? Y así.

Un sistema Kanban es un sistema de trabajo que gestiona como un servicio dentro de una organización planifica, ejecuta y entrega valor y mejora continuamente. Por lo tanto, debe haber algunas reglas además de la visualización del trabajo y el proceso.

El Método Kanban

El objetivo del Método Kanban es diseñar e implementar sistemas Kanban para mejorar la agilidad en la prestación de servicios y para mejorar la agilidad empresarial a nivel organizacional para finalmente impulsar el cambio evolutivo.

Con el apoyo de los valores de Kanban y guiados por los principios de Kanban, implementamos un sistema Kanban para mejorar nuestro servicio.

Los Siete Componentes Principales de un Sistema Kanban

Hay siete componentes principales de un sistema Kanban. Si solo falta uno de ellos o no se implementa adecuadamente, no obtendremos los beneficios esperados de la adopción del Método Kanban como nuestro sistema de trabajo:

  1. Un servicio
  2. Un flujo de trabajo
  3. Tipos de trabajo
  4. Políticas de visualización
  5. Políticas de modo de trabajo
  6. Políticas WIP
  7. Políticas de reuniones

Ahora, veamos con más detalle aquellos componentes que generalmente faltan en muchas implementaciones de Kanban, además del tablero de Kanban.

1 – Un Servicio

Solo puedes mejorar algo que administras y de lo que eres responsable. Y, aquí es exactamente donde comienzan la mayoría de las dificultades en la adopción de Kanban: la incapacidad para definir los límites de nuestro Sistema Kanban.

En primer lugar, debemos comprender quiénes somos, cuál es el propósito de nuestro servicio y cuáles son los límites de nuestra prestación de servicios. Dónde y de quién obtenemos trabajo y dónde y a quién entregamos el trabajo.

Esos límites definen el punto de compromiso y el punto de entrega. Fuera de estos dos puntos, todavía podemos visualizar el flujo de trabajo, pero no está bajo nuestra responsabilidad y, por lo tanto, no podemos mejorarlo ni alcanzar compromisos en su rendimiento.

Sistema Kanban Básico - Metodo Kanban - Metodologia Kanban - AKTIA Solutions

Además de definir límites upstream y downstream, necesitamos identificar y gestionar claramente las dependencias.

¡Todo listo para empezar! Entendemos nuestra misión y objetivos, tenemos una comprensión clara de los límites ascendentes y descendentes de nuestro servicio y hemos identificado otros servicios (internos o externos) de los que dependemos.

2 – Flujo de Trabajo

Ahora, debemos modelar nuestro flujo de trabajo. Y, es muy importante insistir aquí que queremos modelar cómo estamos trabajando actualmente, no cómo creemos que estamos trabajando o cómo nos gustaría estar trabajando. ¡Esto es extremadamente importante!

El principio Kanban de comenzar con lo que hacemos ahora es de suma importancia aquí. Necesitamos modelar y visualizar lo que hacemos, comprender la demanda y las capacidades actuales de nuestro servicio y luego buscar un cambio evolutivo. No puedes mejorar si no entiendes lo que estás haciendo.

Uno de los grandes descubrimientos de mi carrera profesional es darme cuenta de hasta qué punto las personas no tienen idea de cómo están trabajando dentro de sus equipos u organizaciones. Por lo tanto, la importancia de la técnica de mapeo de flujo de valor de Lean.

Aquí, el principio es el mismo que aplicamos en el mapeo de flujo de valor; queremos visualizar todos los pasos que sigue el trabajo desde el momento en que ingresa al sistema Kanban hasta que lo abandona.

Mi recomendación aquí es pecar de detallista en lugar de definir una descripción general de tu flujo de trabajo. En otras palabras, si tu flujo de trabajo es HACER – EN PROGRESO – HECHO, deberías pensar más 🙂

3 – Tipos de Trabajo

¿Alguna vez has tratado de ir a una pizzería para pedir una hamburguesa? ¿Qué crees que pasaría? Bueno, pues eso es lo que hacen muchos equipos y servicios en muchas empresas. No saben qué tipo de trabajo hacen, así que simplemente aceptan cualquier cosa.

Identificar los tipos de trabajo suele ser un trabajo sencillo ya que los equipos solo necesitan analizar las últimas semanas o meses de trabajo y clasificarlo.

Aquí, debes encontrar un equilibrio entre demasiados detalle y muy poco detalle. Por ejemplo, si gestionas una cafetería, probablemente no quieras clasificar todas las combinaciones posibles de cafés que la gente pueda desear, pero por otro lado, no deberías tener solo dos categorías: café y té.

Debes encontrar el equilibrio correcto y asegurarte de visualizar al menos el 80% de lo que hace tu servicio.

Además de los tipos o el trabajo, debes identificar el perfil de riesgo del trabajo o la clase de servicio. Debido a que diferentes tipos de trabajo pueden estar pasando por diferentes flujos de trabajo o tener diferentes prioridades.

Para cada elemento de trabajo en tu sistema kanban, identifica lo siguiente:

  • Fuente del trabajo
  • Tamaño del trabajo
  • Resultado del trabajo
  • Flujo de trabajo
  • Perfil de riesgo del trabajo (Clase de servicio)
  • Relevancia para la misión del servicio

4 – Políticas de Visualización

Para que un sistema Kanban funcione correctamente y brinde los beneficios esperados, debemos visualizar todo. Debemos visualizar los tipos de elementos de trabajo y su diseño, clases de servicio, flujo de trabajo, criterios ready to pull, dependencias, bloqueos, rendimiento de la prestación del servicio, métricas de salud del sistema, objetivos y más.

Debemos acordar como visualizar el trabajo para comprender lo que está sucediendo y tomar decisiones inteligentes y, como resultado, tendremos una lista de políticas que rigen la visualización del flujo de trabajo.

Para tu sistema Kanban, por favor, al menos define las siguientes políticas de visualización:

  • Tipos de trabajo
  • Diseño de ítem de trabajo
  • Flujo de trabajo
  • Que trabajo no visualizar
  • ¿Con qué frecuencia debe estar sincronizada la visualización?

Esa es la lista básica, pero como dije al comienzo de esta sección, esperamos más políticas de visualización a medida que mejoramos nuestra comprensión e implementación de Kanban.

5 – Políticas de Modo de Trabajo

El equipo debe acordar cómo manejar el trabajo, de modo que todos los miembros del equipo manejen el trabajo de manera consistente. ¿Qué hacemos si alguien pide una hamburguesa pero somos una pizzería?, ¿cuál es el procedimiento para hacer frente a cancelaciones o urgencias? ¿Todos los clientes son iguales?

En mi experiencia, mucha confusión, argumentos e incluso conflictos personales provienen de no estar de acuerdo sobre cómo trabajar juntos. Y no se trata solo del flujo de trabajo, sino también de la comunicación, la resolución de conflictos o los roles y responsabilidades.

Sistema Kanban - Políticas de Trabajo - AKTIA Solutions

Por tanto, si deseas evitar el desperdicio y diseñar un sistema Kanban sostenible y con rendimiento, debes hacer explícito cómo trabajáis juntos, desde las políticas que rigen la entrada de trabajo hasta las normas que determinan cómo resolver los bloqueos e impedimentos.

El conjunto mínimo de políticas que debes definir para tu sistema Kanban son las siguientes:

  • ¿Cómo gestionar la demanda?
  • Cómo lidiar con las órdenes secundarias (Materia Oscura)
  • Cuando tirar (pull)
  • Miembros del equipo a tiempo parcial
  • Otras políticas (pueden haber sido definidas previamente, pero por si acaso)
    • Definición de Hecho
    • Definición de Listo
    • Items bloqueados
    • Trabajo urgente
    • Fechas de vencimiento en riesgo

6 – Políticas WIP

Limitar explícitamente WIP es clave para permitir la extracción en un sistema Kanban virtual. Pero, este es también uno de los mayores impedimentos y resistencia que generalmente encontramos al implementar Kanban en un equipo u organización.

En mi experiencia, todas las organizaciones tienen más trabajo en progreso del que son capaces de administrar de manera sostenible, por lo que debemos reducir drásticamente el WIP.

En las primeras adopciones Kanban, el WIP es limitado para todo el sistema Kanban. A medida que el equipo evoluciona, establecen límites de WIP por actividad y también por clase de servicio.

Las dos cosas que debes hacer aquí son:

  • Acordar dónde establecer límites WIP explícitos
  • Acordar qué hacer cuando se viola un límite de WIP

En mi experiencia como consultor Kanban, no es hasta que los límites de WIP son tan bajos que comienzan a doler que ocurren las conversaciones reales que provocan mejoras en el sistema Kanban.

7 – Políticas de Reuniones

El Método Kanban recomienda siete cadencias (o reuniones). Y, de nuevo, es muy importante que estéis de acuerdo en qué reuniones vais a hacer, quien debe asistir y qué debe discutirse.

Reuniones - AKTIA Solutions

Para cada reunión, debes definir:

  • Propósito de la reunión
  • Asistentes
  • Lugar, hora y duración
  • Agenda
  • Información de entrada requerida
  • Información de salida esperada
  • Roles durante la reunión (es decir, facilitador, secretario, propietario, …)
  • ¿Qué pasa después de la reunión?

Conclusiones sobre el Sistema Kanban

Espero haber explicado efectivamente la diferencia entre un tablero con pegatinas y un sistema Kanban.

Lo bueno del Método Kanban es que no es muy prescriptivo ni disruptivo. Una adopción de Kanban siempre comienza desde donde está la organización y busca mejorar implementando el Sistema Kanban en toda la organización para cada servicio.

Lo malo del Método Kanban es que obliga a los humanos a hacer todo explícito y visual, y a limitar el trabajo en progreso. Y eso es bastante difícil en muchas organizaciones.