¿Qué es Kanban?

¿Qué es Kanban?

Si quieres saber qué es Kanban, en este artículo te acompañamos en una inmersión al Método Kanban o la Metodología Kanban. En un artículo anterior, ya te presentamos los orígenes de Kanban, sus beneficios y respondimos algunas preguntas clave que se hace la gente. ¡Ahora es el momento de una inmersión profunda!

Introducción al Método Kanban

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método para definir, administrar y mejorar servicios que realizan trabajo de conocimiento, como servicios profesionales, industrias creativas y productos de software.

El método se basa en el concepto de un Sistema Kanban: un sistema de flujo de entrega que controla la cantidad de trabajo en progreso utilizando señales visuales.

Las señales visuales son conocidas como kanbans. Regulan la cantidad de trabajo que ingresa al sistema según la capacidad del sistema, lo que mejora el flujo de valor para los clientes. Los kanbans, y las políticas asociadas a ellos, crean un sistema PULL, donde el trabajo se “arrastra” hacia el sistema cuando se completa otro trabajo, en lugar de “empujarse” cuando se solicita un nuevo trabajo.

El enfoque de Kanban es la prestación de servicios por parte de una organización. Un servicio tiene un cliente, que solicita el trabajo o cuyas necesidades están identificadas, y que acepta o confirma la entrega del trabajo completado.

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Principios Fundacionales

La metodología Kanban es para mejorar la prestación de servicios o para aumentar la agilidad de tu organización de prestación de servicios, pero también es un enfoque de gestión del cambio que impulsa el cambio y la mejora organizativos de una manera evolutiva con una disrupción mínima y con la máxima consideración para las personas.

Por lo tanto, existen seis principios fundamentales de Kanban divididos en dos grupos: los principios de gestión del cambio y los principios de prestación de servicios.

Los tres principios de gestión del cambio de Kanban son:

  1. Comienza con lo que haces ahora
    • Entendiendo los procesos actuales, tal como se practican.
    • Respetando roles existentes, responsabilidades y cargos
  2. Acuerda buscar la mejora a través del cambio evolutivo
  3. Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles, desde contribuyentes individuales hasta altos directivos.

Los tres principios de prestación de servicios de Kanban son:

  1. Comprende y concéntrate en las necesidades y expectativas de sus clientes.
  2. Administra el trabajo; deja que la gente se auto-organice a su alrededor
  3. Tu organización es un ecosistema de servicios interdependientes, guiados por sus políticas; reflexiona regularmente sobre su efectividad y mejóralos.

Entender lo que estos seis principios tratan de transmitir y cómo aplicarlos a la práctica es clave para tener éxito con Kanban. Estos principios forman lo que llamamos la Lente Kanban, así es como los practicantes de Kanban entienden a las organizaciones de prestación de servicios y cómo introducimos el cambio en estas organizaciones.

Los principios del Método Kanban están diseñados para establecer las bases para la mejora continua. Las mejoras no están diseñadas de antemano, son un comportamiento emergente y el resultado no puede predecirse. Esto puede parecer aterrador o irracional, pero así es como funciona el cambio en la vida real y, según nuestra experiencia, Kanban es muy bueno para mejorar la agilidad en la prestación de servicios.

Lo único que sabemos es que todo cambiará. Como tal, el Método Kanban es un enfoque de pensamiento sistémico para impulsar el cambio en las organizaciones. Para trabajar eficazmente con Sistemas Complejos, debes establecer algunas condiciones iniciales iniciales y usar reglas simples para estimular el comportamiento emergente, identificar objetivos y medidas para rastrear el progreso y dirigir según sea necesario.

Las reglas simples están integradas en las seis prácticas básicas de Kanban y las condiciones iniciales están representadas en los seis principios fundamentales de Kanban.

La Lente Kanban

Una diferencia clave entre la metodología Kanban y Agile / Scrum es que entiende a una organización como un conjunto de servicios interconectados que se pueden mejorar. Entonces, lo que Kanban necesita es que aprendamos a ver lo que hacemos ahora como tal.

  • Qué buscar:
    • El trabajo creativo está orientado al servicio.
    • La prestación de servicios implica flujo de trabajo
    • El flujo de trabajo implica una serie de actividades de descubrimiento de conocimiento.
  • Qué hacer:
    • Mapear el flujo de trabajo de descubrimiento de conocimiento
    • Prestar atención a cómo y por qué llega el trabajo
    • Rastrear el trabajo que fluye a través del servicio.

Un servicio puede ser algo tan simple como un equipo, o pueden ser varios equipos que se coordinan para entregar valor a un cliente, puede ser una cartera de proyectos o una agregación de equipos funcionales en equipos de productos virtuales.

Implementando Kanban de Prestación de Servicios

Si observamos las prácticas principales de Kanban con nuestra lente Kanban, podemos definir las siguientes seis prácticas para mejorar la agilidad de la prestación de servicios en toda la organización:

  1. Visualizar flujos de trabajo de prestación de servicios.
  2. Implementar sistemas kanban virtuales.
  3. Gestionar el flujo dentro y entre los flujos de trabajo
  4. Desarrollar un marco de decisión, políticas de gestión de riesgos y límites de empoderamiento explícitos
  5. Implementar las Cadencias Kanban.
  6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente.

Agilidad en la Prestación de Servicios

Tiendo a creer que a los empresarios y ejecutivos no les importa Agile o la agilidad. Solo quieren crecer, liderar sus mercados y ganar más dinero. Por tanto, para ayudar a empresarios y ejecutivos a lograr sus objetivos, debemos transmitir claramente los beneficios de los sistemas Kanban completos:

  • Previsibilidad
  • Plazos de entrega más cortos (generalmente más del 50%)
  • Mayor tasa de entrega (normalmente más del 50%)
  • Mayor moral y compromiso de los empleados.
  • Mayor confianza con los grupos de interés y clientes.
  • Interrupciones reducidas
  • Beneficios medibles

Para lograr esos beneficios, los Sistemas Kanban le permiten a su organización administrar tres palancas para determinar su nivel de Agilidad en la Entrega de Servicios. Esas palancas son:

  • Frecuencia de compromiso
  • Plazo de entrega (Time-to-market)
  • Frecuencia de entrega

Lo que debes hacer es, en primer lugar, definir el valor desde la perspectiva del cliente e identificar el servicio que debe entregar ese valor, luego debes alinear todos los esfuerzos para lograr el nivel requerido de agilidad de entrega.

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Los Valores de Kanban

Apuntalando Kanban hay una base sólida de valores. Está motivado por la creencia de que es necesario respetar a todos los individuos que contribuyen a una organización (este es en realidad uno de los pilares de Lean – Respeto por las personas).

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Los valores de Kanban podrían resumirse en una sola palabra: “respeto”. Sin embargo, Kanban expande esto en un conjunto de nueve valores de los que surgen los principios y prácticas de Kanban:

  1. Transparencia: la creencia de que compartir información mejora abiertamente el flujo de valor.
  2. Equilibrio: la comprensión de que los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades deben equilibrarse entre sí para la efectividad. Algunos aspectos (como la demanda y la capacidad) causarán una ruptura si están fuera de balance durante un período prolongado.
  3. Colaboración: el método Kanban se ideó para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas, por lo que la colaboración es lo más importante.
  4. Enfoque al cliente: es necesario comprender lo que hace que tu servicio sea adecuado para su propósito. Ese es el objetivo del Sistema Kanban: mejorar el flujo para proporcionar valor a tu cliente lo más rápido posible con la mejor calidad y seguridad.
  5. Flujo: ver el flujo es un punto de partida esencial en el uso de Kanban que nos ayudará a ver dónde el flujo es más lento o está bloqueado.
  6. Liderazgo: la capacidad de inspirar a otros a actuar a través del ejemplo, las palabras y la reflexión. Se necesita liderazgo en Kanban en todos los niveles para lograr la entrega de valor y la mejora.
  7. Entendimiento: entender dónde se encuentra y cuál es la situación es clave para la mejora. Kanban es un método de mejora, y el conocimiento del punto de partida, la herramientas y prácticas para la mejora es fundamental.
  8. Acuerdo: el compromiso de avanzar juntos hacia los objetivos, respetando y, cuando sea posible, acomodando las diferencias de opinión o enfoque.
  9. Respeto: es la base sobre la que descansan los demás valores. Valorar, comprender y mostrar consideración por las personas, pero no solo por nuestro comportamiento, sino por no forzar a las personas a gestionar desperdicio o asistir a reuniones inútiles.

Estos valores simbolizan la esencia de la metodología Kanban en la búsqueda de mejoras en la prestación de servicios. El método no se puede aplicar verdaderamente sin abrazarlos.

Las Agendas de Kanban

No hay agendas ocultas en Kanban. Sabemos lo que puede hacer por las organizaciones y somos explícitos al respecto.

La adopción real del Método Kanban proporciona sostenibilidad, una mejor prestación de servicios y la capacidad de adaptarse, sobrevivir y prosperar en un entorno complejo. Los consultores y cocahes de Kanban son explícitos sobre sus agendas. Por lo tanto, existen tres agendas en Kanban:

  • Sostentabilidad
  • Orientación al servicio
  • Supervivencia

Cada agenda aborda diferentes niveles de motivación por parte de la gerencia en las organizaciones:

  • Para los ejecutivos todo tiene que ver su propia supervivencia, imagen y status, y en casos de empresas familiares también la supervivencia de la empresa.
  • El nivel medio está preocupado principalmente por ser capaz de proporcionar previsibilidad y respuestas hacia arriba y tomar decisiones difíciles hacia abajo. Es por eso que la orientación al servicio ayuda mucho aquí.
  • Los gerentes de primer nivel y los colaboradores individuales están preocupados por la sobrecarga, los cambios de prioridades, las reuniones inútiles y el estrés. Por eso les importa la sostenibilidad.

Sostenibilidad

La agenda de sostenibilidad se basa principalmente en el concepto de limitar el trabajo en curso. Sin embargo, hay un tema más amplio, la promesa de alivio de un entorno abusivo y la oportunidad de hacer un trabajo de buena calidad.

También es el desafío de equilibrar la demanda con la capacidad e introduce la necesidad de configurar la demanda a través de la asignación de capacidad en el Sistema Kanban y un enfoque en la reducción de la demanda sin valor añadido, como el Failure Demand o las solicitudes de información sobre futuros trabajos especulativos u otras formas perjudiciales de demanda, tales como la aceleración impredecible y disruptiva.

Con Kanban, reducirás la sobrecarga, reducirás el trabajo innecesario, suavizarás el flujo de trabajo y lograrás un ritmo sostenible con calidad y seguridad. De eso se trata la sostenibilidad.

Orientación a Servicio

Los Sistemas Kanban nos ayudan a mejorar la prestación de servicios al reducir la variabilidad y mejorar la previsibilidad y los plazos de entrega. Puedes lograrlo entendiendo que una organización es un ecosistema de servicios interconectados. Porque, Kanban no comparte la agenda del equipo multifuncional de Agile.

Para comprender qué servicio prestas, debes responder las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes son nuestros clientes?
  • ¿Qué nos piden?
  • ¿Qué le hacemos a esas peticiones?
  • ¿A dónde va el trabajo terminado?

Debes implementar un Sistema Kanban para cada servicio, independientemente de si se trata de varias personas o varios equipos.

Supervivencia

Hay dos aspectos de Kanban que impulsan la supervivencia del negocio. Primero, se enfoca en definir el valor a los ojos del cliente y asegurarnos de que entendemos los criterios de aptitud por los cuales los clientes seleccionan nuestros servicios; en segundo lugar, implementa un conjunto completo de cadencias en diferentes niveles que conectan a toda la organización desde la estrategia hasta las operaciones y con la mejora continua.

Los circuitos de feedback del Método Kanban y la mejora impulsada por el modelo proporcionan la capacidad de adaptación. Por lo tanto, la capacidad de adaptación y la evaluación de la aptitud respecto a las expectativas de los clientes le dan a una empresa la capacidad de sobrevivir y prosperar incluso en la presencia de un entorno externo que cambia rápidamente.

Las Prácticas de Kanban

La metodología Kanban se basa en seis prácticas básicas para crear un conjunto emergente de comportamientos positivos en las organizaciones y lograr una mejor agilidad en la prestación de servicios. Estas prácticas deben aplicarse, revisarse y mejorarse sin descanso.

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Visualize

Un tablero Kanban como el que se muestra en la imagen es una forma típica de visualizar el trabajo y el proceso por el que pasa. Para que sea un sistema Kanban en lugar de simplemente un tablero con pegatinas, se deben definir los puntos de compromiso y entrega, y las señales visuales (kanbans) deben ser visibles para limitar el trabajo en progreso en cada etapa entre estos puntos e implementar PULL.

El acto de hacer visibles el trabajo y las políticas es un importante viaje de colaboración para comprender el sistema actual y encontrar áreas potenciales de mejora.

También es importante visualizar las políticas, por ejemplo, colocando resúmenes entre las columnas de lo que debe hacerse antes de que los elementos se muevan de una columna a la siguiente.

El diseño del tablero depende del contexto, pero hay algunos rasgos muy comunes entre todos los sistemas Kanban que hemos ayudado a diseñar. Las columnas representan pasos en un proceso, y algunas de ellas tienen particiones horizontales (llamadas swimlanes, si cruzan dos o más columnas) para distinguir los estados de los elementos dentro de los pasos.

El diseño de la tarjeta que describe el elemento de trabajo es otro aspecto importante de la visualización. También es vital resaltar visualmente cuando los elementos están bloqueados por dependencias de otros servicios o por otras razones.

Algunas cosas que hay que visualizar para un sistema Kanban adecuado:

  • Sistema Kanban
    • Punto de Compromiso y Punto de Entrega
    • Definition of Ready (Punto de Compromiso), Definition of Done (Punto de Entrega) y políticas entre columnas
    • Diseño de los elementos de trabajo
    • Pasos del proceso / Actividades
    • Estados de En progreso vs Hecho dentro de las actividades
    • Límites WIP por columna
    • WIP Limits por swimlane (Clases de Servicio)
    • Dependencias
    • Política de bloqueos
    • Clases de Servicio
  • Agilidad de Prestación de Servicio
    • SLA: Lead Time por tipo de trabajo o clase de servicio, frecuencia de entrega por tipo de trabajo o clase de servicio, Previsibilidad
    • Cumulative Flow Diagram
    • Histograma y evolución del tiempo de entrega
    • Histograma y evolución de la frecuencia de entrega
    • Gráfico de dispersión del tiempo de entrega
    • OKRs

Limitar el Trabajo en Curso (WIP)

Se requiere la introducción de límites de WIP si deseas tener un sistema PULL y realmente beneficiarte de Kanban, de lo contrario, solo estarás jugando con post-its y fingiendo. Demasiado trabajo en progreso es un desperdicio, es costoso, aumenta el tiempo de entrega, reduce la calidad y hace que tu sistema se vuelva impredecible, lo que evita que la organización responda a las circunstancias y oportunidades cambiantes.

Observar, limitar y luego optimizar la cantidad de trabajo en progreso es esencial para el éxito de Kanban, ya que revierte en un mejor tiempo de entrega para los servicios, una mejor calidad y una mayor tasa de entrega.

Sin embargo, el comportamiento ineficaz de management se enfoca en maximizar el uso de personas y recursos (eficiencia de recursos), al tratar de asegurar que todos estén “ocupados” con un suministro de trabajo listo para que no se produzca tiempo de inactividad. Como resultado, las personas pueden sentirse abrumadas y perder de vista el servicio que prestan y cómo contribuye a los objetivos generales de la organización y sus clientes. Esta situación generalizada provoca desmotivación, desconexión y estrés.

Gestionar el Flujo

En Kanban estamos obsesionados con el flujo. Queremos que el trabajo fluya lo más rápido posible al cliente con la máxima calidad y seguridad. Esta es una herencia de Lean. No gestionamos personas, gestionamos el sistema para permitir un flujo rápido.

Siempre debemos vigilar las colas, los bloqueos y las dependencias, y asegurarnos de que haya muchos controles visuales que nos avisen cuando algo salga mal.

La relación con los clientes del servicio es un aspecto clave de la gestión del flujo. Se pueden definir diferentes niveles de servicio para los Sistemas Kanban para guiar esto:

  • Expectativa de nivel de servicio: lo que el cliente espera
  • Capacidad de nivel de servicio: lo que el sistema puede ofrecer
  • Acuerdo de nivel de servicio: lo que se acuerda con un cliente
  • Umbral de aptitud del servicio: el nivel de servicio por debajo del cual la entrega del servicio es inaceptable para el cliente.

Hacer Políticas Explícitas

Independientemente de la práctica de Kanban, en nuestra experiencia, hacer que las cosas sean explícitas es una diferencia clave entre las organizaciones y equipos de alto rendimiento y los mediocres. Es por esto que enfatizamos la importancia de esta práctica, quizás, entre todas las demás.

Los seres humanos tienden a tener muchas suposiciones y no podemos dejar que las suposiciones y opiniones lideren las empresas. También es muy habitual que existan discrepancias entre la estrategia y los objetivos de la organización y lo que realmente está sucediendo. Por lo tanto, debemos asegurarnos de que todas las decisiones, procesos, criterios y datos sean explícitos y visibles para todos.

Las políticas explícitas restringen la acción y dan como resultado comportamientos emergentes que pueden mejorarse mediante experimentos. Las políticas deben ser simples, bien definidas, visibles, siempre aplicadas y fácilmente modificables por quienes prestan el servicio.

Cuando no se está aplicando una política, existe una oportunidad de mejora que no se habría producido si no la hubiéramos hecho explícita en primer lugar.

Los límites de WiP son un tipo de política. Otros incluyen la asignación de capacidad y el equilibrio, la “Definition of Done” u otras políticas para elementos de trabajo que salen de las etapas de un proceso, y políticas de reposición para la selección de nuevos trabajos cuando hay capacidad disponible. El uso de clases de servicio es otro ejemplo de política.

¡No hace falta decir que todas las políticas deben ser visibles!

Implementar Ciclos de Feedback

También conocidas como las Cadencias de Kanban (o Ceremonias de Kanban), los ciclos de feedback son una parte esencial de cualquier proceso y son especialmente importantes para el cambio evolutivo. Es importante mejorar el feedback en todas las áreas del proceso y los niveles de la empresa.

Kanban define siete ciclos de feedback específicos, o cadencias. Las cadencias son las revisiones cíclicas que impulsan la mejora continua y la prestación efectiva de servicios. Las siete cadencias se muestran en la siguiente sección con frecuencias sugeridas para las revisiones en sistemas típicos:

  • Revisión de la estrategia: ¿Estamos en el negocio en el que queremos estar? ¿Tenemos la capacidad de estar en ese negocio? ¿Nuestras metas son alcanzables? ¿Debemos revisar nuestra estrategia basada en presiones competitivas o tendencias tecnológicas?
  • Revisión de operaciones: entender el equilibrio entre los servicios Kanban, desplegar recursos para maximizar la entrega de valor a las expectativas de los clientes
  • Revisión de riesgos: para comprender los riesgos de una prestación efectiva de servicios.
  • Revisión de la prestación de servicios: evaluación mejora de la eficacia de un servicio concreto
  • Reunión de reposición: para mover elementos a través del punto de compromiso y supervisar la preparación de opciones para su selección en el futuro
  • La Reunión Kanban: Reunión diaria de planificación, es la revisión diaria de coordinación, auto-organización y planificación para los miembros del servicio
  • Reunión de planificación de entregas: seguimiento y planificación de entregas a clientes.

Implementar las siete cadencias no significa agregar siete nuevas reuniones adicionales. Recomendamos que las cadencias sean inicialmente parte de las reuniones existentes y se adapten al contexto para cumplir sus objetivos. A menor escala, una sola reunión puede cubrir más de una de las cadencias.

De hecho, según nuestra experiencia, la implementación de Kanban en todos los servicios y los siete ciclos de feedback reducen drásticamente la cantidad total de reuniones que se llevan a cabo en la organización, en particular las reuniones para solicitar información, informes de progreso o especulaciones sobre el futuro.

Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente.

Kanban es básicamente un método de mejora. Kanban comienza desde la organización tal como está ahora y utiliza los comportamientos y señales emergentes del Sistema Kanban para mejorar continuamente.

Este proceso evolutivo implica: hacer frente a las diferencias; seleccionar para la aptitud; mantener y amplificar los cambios útiles mientras rechazamos los cambios ineficaces.

Recomendamos encarecidamente el uso de modelos y el método científico para diseñar y realizar experimentos de mejora.

Las Cadencias de Kanban

Para que una organización funcione correctamente, es esencial que nuestro nivel de empuje nunca disminuya. La metodología Kanban establece siete ciclos de trabajo que permiten mantener vivo el plan e impulsar el cambio evolutivo.

Queremos conectar la estrategia con nuestras operaciones diarias y también queremos reaccionar rápidamente a los cambios del mercado. Por lo tanto, es vital poder cambiar de plan, si es necesario y las circunstancias nos obligan.

Cada decisión que se debe tomar, cada información que se debe compartir tiene un lugar y un momento. Debemos reducir la cantidad de reuniones ad-hoc. Si implementamos las Cadencias de Kanban, ya no necesitaremos reuniones ad hoc después de unos meses.

Queremos que las reuniones adhoc se reduzcan progresivamente y que todos sepamos que existe una reunión para cada necesidad diferente. Buscamos mantener un flujo de trabajo constante y sostenible desde la estrategia anual hasta el día a día.

Es por eso que Kanban propone tres tipos de cadencias (Nota para el lector: dejo los nombres en inglés que tengas la referencia original):

  • Hacer las cosas correctas:
    • Strategy Review
    • Replenishment Meeting
  • Hacer las cosas mejor:
    • Operations Review
    • Risk Review
    • Service Delivery Review
  • Hacer cosas:
    • Kanban Meeting
    • Delivery Planning Meeting

Cadencias - Reuniones - Ciclos de Feedback - AKTIA Solutions

Revisión de Estrategia

Una reunión trimestral para revisar y evaluar nuestro:

  • OKRs
  • capacidades
  • alineación de estrategia y capacidad
  • mercados actuales
  • posición estratégica
  • estrategias de salida al mercado

Asisten ejecutivos senior, líderes de productos, ventas, marketing, gestión de portafolio, gestión de riesgos, prestación de servicios y atención al cliente.

Este seria el equivalente a la reunión trimestral de OKRs o Hoshin Kanri. No necesitamos cambiar nada, solo nos aseguramos de que esto suceda y lo hacemos correctamente.

Revisión de Operaciones

Esta es una revisión mensual disciplinada de la demanda y la capacidad a escala con un enfoque particular en las dependencias. Se utiliza para reflexionar sobre medidas de rendimiento cuantitativas objetivas.

Proporciona una visión global y comprensión de los sistemas, ya que todos aportan datos de rendimiento actualizados y dependencias de sus servicios.

  • Entradas:
    • Resumen de los resultados de las revisiones de la prestación de servicios de todos los sistemas Kanban
    • Información de desempeño empresarial de Strategy Review.
  • Resultados:
    • Una lista de mejoras, decisiones, acciones, sugerencias o cambios necesarios en la estrategia con los propietarios designados enviados a Revisión de entrega de servicio y Revisión de estrategia.
  • Agenda:
    • Observa las dependencias entre los Sistemas Kanban, entiéndalos y exponga los impactos asociados dentro de ellos.
    • Eventos Kaizen sugeridos por los asistentes.
    • Oportunidades de mejora asignadas.

Revisión de la Prestación de Servicio

Reunión quincenal en la que analizamos si cumplimos con las expectativas de los clientes. Nos fijamos en un solo sistema Kanban, comparamos las capacidades actuales con las métricas de criterios de aptitud del cliente y buscamos equilibrar la demanda con la capacidad.

  • Entradas:
    • Rendimiento de sistema
    • Avances y datos de la reunión de Kanban.
    • Decisiones de la Revisión de Operaciones y acciones acordadas en la reunión de Revisión de Riesgos.
  • Resultados:
    • Hallazgos reportados a la Revisión de Operaciones.
  • Agenda:
    • Capacidad para entregar contra cada clase de servicio
    • Distribución del tiempo de ciclo
    • Tasa de solicitud, variabilidad, inmediatez, expectativas.
    • Eficiencia de flujo
    • Calidad
    • Riesgos de demora (de los bloqueos) – probabilidad e impacto
    • Tasa de cumplimiento de entregas con fecha de vencimiento
    • Separación de clase de servicio: determinar si el conjunto actual sigue siendo válido o si se necesitan clases adicionales.

Revisión de Riesgo

El propósito de esta cadencia es revisar los parámetros para gestionar el riesgo, así como revisar los problemas que ponen en riesgo nuestra capacidad de entrega.

Esto sucede en una cadencia mensual aparte de la Revisión de Operaciones y revisamos las clases de servicio, los bloqueos, las políticas de gestión de riesgos y las políticas de modelado de la demanda.

Reunión de Reposición

Esta es una reunión para mover elementos a través del punto de compromiso y supervisar la preparación de opciones para la selección en el futuro. Puede ocurrir bajo demando o dentro de una frecuencia específica.

Cada servicio diseñará su propia reunión, pero una agenda típica sería la siguiente:

  1. Revisar las nuevas opciones
  2. Asegurar que la clase de servicio y / o el tipo de elemento de trabajo se hayan asignado correctamente
  3. ¿Cuántas “kanbans” están disponibles para cada clase de servicio?
  4. Obtener una lista inicial de candidatos para la selección
  5. Pedir a las partes interesadas que seleccionen una lista corta en función del filtrado inicial
  6. Seleccionar los siguientes items de trabajo

La Reunión de Kanban

Esta es la reunión de planificación diaria donde los equipos observan el estado del tablero Kanban y definen el plan para el día.

Es importante mencionar que esta reunión es bastante diferente del Daily Scrum. El enfoque de la reunión de Kanban está en el flujo. Por tanto, comenzamos por leer el tablero de derecha a izquierda, deteniéndonos en los elementos bloqueados y asegurándonos de que todos estén trabajando para sacar las cosas del sistema lo más rápido posible.

Una vez que llegamos al lado izquierdo del tablero, verificamos si hay “kanbans” disponibles para realizar más trabajos.

Reunión de Planificación de Entregas

Esta reunión se lleva a cabo por cadencia de entrega y su propósito es planificar la entrega posterior y crear un manifiesto de entrega. A menos que el servicio sea de extremo a extremo, generalmente hay alguien que se ocupa del trabajo después de nuestra entrega, por lo que debemos planificar en consecuencia.

Por ejemplo, ¿qué temas debemos tratar?:

  • ¿Qué elementos estarán listos para su lanzamiento?
  • ¿Qué se requiere para lanzar realmente en producción?
  • ¿Qué pruebas se requerirán después del lanzamiento para validar la integridad del sistema de producción?
  • ¿Qué riesgos de despliegue existen? ¿Cómo se están mitigando?
  • ¿Qué planes de contingencia se requieren?
  • ¿Quién necesita estar involucrado en el lanzamiento?
  • ¿Cuánto tiempo llevará el lanzamiento?
  • ¿Qué otras logísticas estarán involucradas?

Entendiendo los Sistemas Kanban

Bueno, ahora que hemos visto los componentes principales del Método Kanban, ¡echemos un vistazo a cómo funcionan realmente los Sistemas Kanban!

En la siguiente figura podemos ver un tablero Kanban básico, que representa la versión más simple de un sistema Kanban. Hay varias cosas importantes que faltan, que veremos más adelante. Pero, primero, vamos a hablar de lo que tenemos aquí.

Basic Kanban Board - Kanban Method - Kanban Methodology - Metodo Kanban - Metodologia Kanban - AKTIA Solutions

Lo primero que debemos mencionar es que en un sistema Kanban virtual, los “kanbans” están representados por espacios vacíos. Las señales que activan un evento de extracción (PULL) son una espacio vacío calculado en función del límite WIP de la columna. Este suele ser uno de los conceptos erróneos con Kanban, la gente piensa que los post-its son los “kanbans”, mientras que los post-its son elementos de trabajo, y los “kanbans” o señales son las espacios vacíos.

El Sistema Kanban se define por un punto de entrada y un punto de salida, representado en este tablero por el Punto de Compromiso y el Punto de Entrega. Dentro de estos límites, es responsabilidad del equipo / miembros del servicio. Fuera de sus límites, podría ser necesario hacer un seguimiento de lo que está sucediendo, pero ya no es su responsabilidad. Si queremos, siempre podemos vincular dos procesos desconectados por medio de un Sistema Kanban más grande que abarque varios equipos.

Dentro de los límites del Sistema Kanban es donde podemos medir tres de las métricas de rendimiento básicas:

  • Tiempo de espera
  • Rendimiento (tasa de entrega)
  • Trabajo en progreso

Como puedes ver, las columnas dentro del sistema Kanban se dividen en “En progreso” y “Hecho”. Esto se hace para indicar explícitamente el estado de un trabajo. Un elemento de trabajo dentro del sistema solo puede estar en tres estados: en progreso, terminado o bloqueado. Lo que no me gusta es colocar un búfer después de una columna para indicar que el elemento está listo para ser estirado, porque ya no es un sistema de extracción (PULL) y podría provocar el comportamiento incorrecto. También puedes indicar el estado del elemento visualmente con una etiqueta adhesiva en la parte superior.

Tablero Kanban Avanzado

En el siguiente tablero hemos realizado varias mejoras.

 

Dasboard - AKTIA Solutions

En el lado izquierdo, fuera de la pizarra, puedes ver las políticas para los tres tipos de elementos de trabajo para este sistema y debajo hay varias políticas adicionales como podrían ser: políticas de bloqueo a largo plazo, frecuencia de reposicionamiento o guión de las reuniones Kanban.

Puedes ver que hemos agregado swimlanes para las clases de servicio. En este caso, una clase de servicio se asigna a uno de los OKR para el trimestre. Cada clase de servicio tiene una capacidad asignada en función de su importancia. En este caso, por ejemplo, el OKR #1 es de mayor importancia y está obteniendo el 45% de la capacidad del sistema.

También puedes ver en la parte inferior del tablero, que incorporamos un espacio para los items descartados y para los bloqueos a largo plazo. Es importante hacer un seguimiento de esos elementos y asegurarnos de tomar nota de las razones de los descartes y bloqueos a largo plazo. Esto nos ayudará a mejorar nuestra prestación de servicios.

En el lado derecho, fuera del tablero, hemos agregado el tablero de rendimiento del sistema, donde puedes encontrar, por ejemplo: SLA para diferentes tipos de elementos de trabajo y / o clases o servicio, un diagrama de flujo acumulado (CFD) y un histograma de tiempo de entrega. A continuación, también puedes encontrar los OKR para el trimestre para este servicio.

En la parte superior del tablero, entre las columnas en azul claro, también puedes ver las políticas “Ready to Pull” y la “Definition of Done”.