Limitar WIP en Kanban

Limitar WIP en Kanban

Uno de los principales desafíos a la hora de adoptar Kanban es limitar el trabajo en curso (WIP). No importa el tamaño, la industria o la edad de la empresa; el concepto de limitación de WIP en Kanban para mejorar el time-to-market y la productividad es contraintuitivo y un fuerte golpe contra la mentalidad convencional.

Pero seamos claros con esto. No puedes beneficiarte de Kanban si tu WIP no está limitado. Para implementar PULL, debes limitar tu WIP. Crear un panel con algunos post-its no es Kanban, es solo una pizarra con algunos post-its.

Lo que hacemos al adoptar Kanban es comenzar por equilibrar la demanda con la capacidad actual del sistema. A partir de ahí avanzamos y comenzamos nuestra mejora evolutiva. Y solo podemos equilibrar la demanda con la capacidad si implementamos PULL.

Limiting WIP - Kanban Method - Kanban - Push vs Pull - AKTIA Solutions

 

Limiting WIP - Kanban Method - Kanban - Push vs Pull - AKTIA Solutions

¿Qué argumentos he escuchado en contra de limitar WIP en Kanban?

A lo largo de mi carrera como consultor y coach de Agile, Kanban y Lean he escuchado, y sigo escuchando, variopintos argumentos en contra de la limitación del WIP en Kanban. Aquí os dejo algunos.

“¿Y por qué querríamos implementar PULL si queremos hacer muchas cosas a la vez y queremos presionar a los equipos de entrega para que puedan entregar más?”

Si quieres entregar más, eso es exactamente lo contrario de lo que tienes que hacer. Implementar PULL es el punto de partida para mejorar con Kanban. Equilibramos la demanda con la capacidad, dejando el sistema en su estado óptimo de productividad sin tocar nada más, y desde allí comenzamos la mejora evolutiva que llevará a reducir el estrés y la sobrecarga, la productividad, la calidad mejorada y la reducción del tiempo de comercialización.

Y, lo siento mucho, pero ¡no puedes hacer conseguir esos beneficios si no empiezas por limitar el WIP en Kanban!

Limiting WIP - Kanban Method - Kanban - Balance capacity with demand - AKTIA Solutions

“Pero si limitamos el WIP, haremos menos cosas. Lo que tenemos que hacer es dimensionar los equipos de desarrollo para que puedan hacer más cosas”.

Eso no es correcto, por varias razones:

  • Cada sistema de producción tiene una productividad máxima que depende de una sola restricción, el eslabón más débil. Si mejoramos otra cosa que no sea el eslabón más débil, no estamos mejorando. Podríamos estar empeorando las cosas.
  • Cuando el sistema está sobrecargado con WIP, no podemos ver dónde están los problemas. Hay tanto trabajo en progreso que nos resulta difícil detectar los puntos críticos de acción. Es como buscar una aguja en un pajar.
  • Al agregar más personas, hacemos el sistema más complejo. Si deseas hacer más agregando más personas, necesitará reestructurar tu organización y tecnología. Este es el error que cometen muchas empresas al empezar a crecer, se piensan que crecer es añadir personas y crear departamentos.
  • El enfoque Lean para poder hacer más consiste en eliminar los desperdicios de la cadena de valor, no en agregar más.

The Weakest Link - Lean - AKTIA Solutions

“No quiero equilibrar la demanda con la capacidad, lo que quiero es aumentar la capacidad para poder absorber toda la demanda. ¡Quiero hacerlo todo! ”

Equilibrar la demanda y la capacidad es el medio hacia un fin. No es el propósito de Kanban, sino parte del método para lograr una mejor productividad, time-to-market, previsibilidad y agilidad. A continuación, hay una explicación de cómo hacemos esto aplicando la Teoría de las Restricciones (Theory of Constraints).

Si quieres saber más, en este artículo, David Anderson nos cuenta los beneficios de implementar PULL a nivel organizativo.

Cambio de Mentalidad para poder Limitar WIP en Kanban

Uno de los seis principios fundamentales de Kanban es “comienza con lo que haces ahora”, que es un buen principio, porque queremos comenzar con la situación actual, aceptar lo que tenemos y no hacer ningún cambio desde el principio. Pero, esto no es así en realidad, pues una correcta adopción de Kanban requiere un gran cambio mental desde el principio que genera mucha resistencia. Limitar el WIP en Kanban y pasar de una cultura de eficiencia de recursos a una cultura de eficiencia de flujo es un gran paso, que resulta muy difícil y contraintuitivo para mucha gente.

Mi recomendación aquí es muy clara. Como cualquier otro cambio importante en una organización, si la Dirección de la empresa no apoya y entiende este cambio, simplemente no va a suceder. Debes poder explicar los beneficios de limitar el WIP en Kanban y gestionar las expectativas en consecuencia.

En las organizaciones en las que la gente está acostumbrada a estar ocupada todo el día, realizando tareas múltiples y empujando cosas hacia adelante, se asustan cuando les digo que tienen que empezar a sacar cosas del backlog, concentrándose en una cosa a la vez y terminando todo antes de comenzar otro trabajo.

Según mi experiencia, las dos fuentes clave de resistencia son:

  1. A nivel ejecutivo y de alta gerencia, es principalmente una falta de comprensión de la teoría de colas y el pensamiento de sistemas. Se creen que al agregar más gente se hará más trabajo.
  2. A nivel de equipo es básicamente el miedo. Miedo a decir que no, miedo a perder el tiempo, miedo a perder su trabajo si no están ocupados todo el día como abejas desesperadas.

Por lo tanto, debes abordar esto a un nivel racional y emocional, como cualquier otro cambio.

Envejecimiento del Trabajo en Curso (Aging)

El envejecimiento es una métrica que mide la cantidad de tiempo que una tarea pasa en progreso, y la utilizamos para demostrar fácilmente y con datos en las manos, que hay un exceso de trabajo en curso y que hay que limitar WIP en Kanban.

El envejecimiento (Aging) es el tiempo que una tarea pasa desde el punto de compromiso hasta antes del punto de entrega. Y, demostramos un exceso de WIP al demostrar que el envejecimiento es mucho mayor que el tiempo de entrega.

Un envejecimiento mucho mayor que el tiempo de entrega es una clara señal de que hay demasiado WIP en el sistema. Hay mucho trabajo en el sistema que está a la espera o al que se le ha quitado la prioridad, pero aún esta en el sistema consumiendo recursos y tiempo de las personas. Mientras tanto, otros trabajos en el sistema pasan por mucho más rápido.

Hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué entró ese trabajo en el sistema si ahora lleva envejeciendo tanto tiempo?
  • ¿Cuál es el criterio para comprometerse a entregar algo?
  • ¿Por qué ya no estamos trabajando en las tareas antiguas?
  • ¿Qué nos impide terminar tareas viejas?
  • ¿Por qué mantenemos las cosas en progreso y las retrasamos? ¿Podríamos cancelar algo? ¿Podríamos entregarlo?
  • ¿Por qué estamos agregando más cosas si todavía tenemos muchas cosas que han estado allí durante semanas?
Si estás utilizando una herramienta electrónica puedes calcular fácilmente el envejecimiento. Si tu envejecimiento es mucho mayor que su tiempo de entrega (Lead Time), ¡tienes un problema!

En un sistema equilibrado, el percentil 85% del tiempo de entrega y el percentil 85% del envejecimiento deberían ser similares. Este es uno de los supuestos básicos que deben ser ciertos para poder aplicar la Ley de Little.

Si no estás limitando el WIP en Kanban correctamente, entonces aumenta la antigüedad de los trabajos, tu sistema no está equilibrado y se vuelve impredecible. Sabes cuándo algo entra en el sistema pero no puedes decir cuándo saldrá.

Teoría de Restricciones y Gestión de la Demanda

TOC - Theory of Constraints - AKTIA Solutions
Esta imagen es una adaptación de una imagen original de Henrik Kniberg

El proceso de mejora de un sistema productivo aplicando la teoría de restricciones y la limitación del WIP en Kanban es la siguiente.

En primer lugar, reducimos el consumo y limitamos el WIP en el sistema. De esta manera, implementamos PULL y tenemos el sistema operando a su máxima capacidad con las restricciones actuales y sin generar colas y retrasos.

Una vez que el sistema funciona de manera equilibrada, buscamos la mayor restricción, generalmente un cuello de botella, lo arreglamos y aumentamos la entrada. Tenemos más capacidad para poder incorporar más trabajos al sistema.

A continuación, buscamos la nueva restricción y seguimos adelante.

Al limitar WIP en Kanban, podemos estabilizar el sistema, encontrar la restricción y mejorar el sistema. En un proceso congestionado por un exceso de trabajo no puedes encontrar problemas y terminarás optimizando algo que no necesita ser optimizado.

Recomendaciones para limitar WIP en Kanban

  • Reduce el WIP hasta el punto de que empiece a doler y te obligue a tomar decisiones que no tuviste que tomar porque estabas haciendo multi-tarea con cientos de cosas cada día. No es hasta que alguien diga “hoy no tengo nada que hacer” que tus límites de WIP comienzan a tener algún efecto positivo. No es hasta que alguien dice “no podemos poner nada en desarrollo, aunque todo está hecho, porque el WIP está lleno porque la gente de control de calidad no puede sacar nada porque están llenos”. No es hasta que se pregunta cuál es la tarea más crítica que debe realizarse a continuación que los límites de WIP están funcionando.
  • Si no sabes qué límite poner en tu entrada para Ready to Pull / Next, asigna el mismo número que los trabajos que salen del sistema por cada cadencia de reposición (Replenishment). Por ejemplo, si el rendimiento del sistema es de 5 trabajos por semana y la cadencia de reposición es semanal, limite su Ready to Pull a 5.
  • Una vez que hayas diseñado el sistema Kanban, retira del sistema todos los elementos que excedan los límites de WIP. Comenzando desde la derecha de tu tablero, comienza a empujar hacia atrás cualquier elemento que exceda el límite de WIP y decida en cada paso hacia atrás cuál permanece y cuál se va. Esta es la forma más rápida de beneficiarse de Kanban, en lugar de tener que esperar hasta que el sistema se estabilice.
  • No te asustes si no tienes nada que hacer. Eso no es real en la mayoría de las situaciones, y probablemente lo sea porque eres demasiado especializado. Puedes usar tu slack para muchas cosas. Como ejemplo:
    • Aprendizaje
    • Trabajando en upstream
    • Limpiando tu lugar de trabajo
    • Ayudando a otro miembro del equipo
    • Hablando con los clientes
    • Ayudando a otro equipo

Espero que haya sido útil. Si necesitas ayuda con tu adopción de Kanban o estás pensando en un camino alternativo a la agilidad empresarial ¡contacta con nosotros!