Implementando OKRs

Implementando OKRs

Implementando OKRs

Veamos cómo tener éxito implementando OKRs.

En posts anteriores hablamos sobre cómo evitar peligros y errores comunes tanto a la hora de adoptar OKRs como en el momento de ponerlos en marcha. En esta publicación del blog veremos cómo implementar su estrategia en sus operaciones diarias por medio de la implementación de cadencias, sincronización y ajuste de entregas.

Para que la organización Lean funcione, es esencial que el valor fluya sin problema. La cadencia y la sincronización son dos mecanismos básicos para asegurar que el valor se encuentre continuamente discurriendo en concordancia con las necesidades tanto del cliente como del negocio. También queremos asegurarnos estar haciendo aquello que dijimos estar haciendo y queremos poder adaptarnos rápidamente a posibles cambios del mercado.

Cadencias

Para tener éxito implementando OKRs es fundamental entender y aplicar correctamente las cadencias.

Cadencia es el uso de un ritmo regular y predecible dentro de un proceso.

De la literatura básica de Lean, sabemos los beneficios asociados a la cadencia en mejorar el flujo del valor:

  • Transformar eventos impredecibles en eventos predecibles
  • Previene de la variabilidad asociada a la acumulación dada en procesos secuenciales
  • Los humanos aprecian los ritmos en sus vidas y trabajos, así como los rituales asociados a estos
  • Ayuda a mejorar la previsibilidad, la planificación y la coordinación

Por lo tanto, debe establecer algunos loops básicos de feedback para asegurarse de que el plan permanece activo, de estar aprendiendo y mejorando para así poder reaccionar rápidamente a cambios en el mercado

Si no sabes por dónde empezar implementando OKRs, te sugerimos las siguientes cadencias.

Cada ciclo de retroalimentación recibe input y proporciona output al ciclo de mayor duración. De esta manera todo esta interconectado y hay un flujo continuo de información, conocimiento y aprendizaje.

Ciclo Anual

Teniendo siempre en cuenta la visión a largo plazo que hemos acordado para nuestra organización, cada año estableceremos los retos principales e indicadores de éxito que nos acercarán a dicho enfoque.

Tenemos que ser claros acerca de:

  • Cuáles son las áreas de estrategia
  • Retos asociados a cada área estratégica
  • Indicadores a observar para asegurarse ir en la dirección correcta

Para ello, necesitamos al equipo directivo o a aquellos que sean responsables de tomar las decisiones de dirección de la compañía.

Aquí depende de tí y el contexto que quieras abarcar, si involucrar al resto de personal de la organización. Hay ventajas e inconvenientes en cada planteamiento. Después de acceder a los OKRs superiores, juntos con cada departamento o producto discutiremos cuales son los objetivos del primer trimestre, lo que incluye:

  • Definir un objetivo para cada indicador
  • Definir iniciativas clave y/o experimentos que nos llevaran a alcanzar dichos objetivos

Áreas Estratégicas

En nuestro post posterior, te proporcionamos algunas herramientas parar ayudarte a identificar tus temas estratégicos.

Ahora imaginemos que acaba de crear una firma de consultoría tecnológica y tiene que definir sus áreas estratégicas para 2019.

Podrías pensar en las siguientes áreas:

  • Conciencia de marca– Estás empezando así que tu enfoque principal debería centrarse en incrementar la concienciación de tu marca.
  • Crecimiento del equipo – Has identificado un crecimiento potencial en el negocio así que quieres centrarte en el crecimiento del equipo en los próximos meses.
  • Beneficio – Como estás empezando y no sabes si tus productos y servicios tienen tracción, inicialmente te puedes centrar en los beneficios. Este es un indicador algo obsoleto, pero puede proporcionarte una orientación básica ya que tienes que pagar las facturas y mantener el negocio en funcionamiento.

Desafíos e indicadores para cada área (OKRs)

Dentro de cada área estratégica existirán retos a ser abordados. Y para ello, necesitamos responder la siguiente pregunta: ¿Cómo demonios vamos a hacerlo?

Estos desafíos pueden ser más o menos específicos y cuantitativos, pero de cualquier manera asegúrate de definir indicadores para saber si progresas y te acercas al objetivo principal.

Siguiendo el ejemplo de arriba, para el área estratégica de “Conciencia de Marca”, los retos podrían ser:

  • Los clientes nos están llamando, demandando servicios específicos
    • >= 5 contactos nos llaman directamente a nosotros o
    • 20% de las llamadas entrantes se corresponden a proyectos nuevos
  • La gente habla sobre nosotros
    • +20,000 visitantes únicos a la página web
    • +10,000 followers en twitter
    • Coeficiente de Cliente Viral = 1.50 (Cada cliente trae 1.5 nuevos clientes)
  • Somos capaces de atraer a nuestra audiencia objetivo en un evento público
    • >= 50 personas
    • 10% generación de contactos

Ciclo Trimestral

En este punto el equipo de dirección ha establecido las áreas estratégicas, los desafíos y los indicadores. Cada equipo debe determinar metas u objetivos para cada indicador, así como los proyectos, experimentos y actividades que deben realizar para alcanzar dichos objetivos.

Tal y como explicamos en nuestro post previo hablando sobre catchball, el circuito de decisión irá desde los directivos hasta los equipos y viceversa las veces que haga falta hasta que todo el mundo comparta una visión sobre que retos deben ser abordados y como atacarlos.

En la planificación trimestral, deben pasar dos cosas:

  • Una revisión de los retos del trimestre anterior integrando aprendizajes y observando los estados finales de los indicadores.
  • Metas para el siguiente trimestre y proyectos, experimentos, actividades e ideas a abordar en los siguientes tres meses.

Dicho proceso puede tardar una semana. Toda la información es de fácil acceso para todos los niveles, por lo que el sobregasto es pequeño y la gente se puede centrar en los aprendizajes y objetivos y/o metas para el siguiente trimestre.

Ciclo Mensual

En el ámbito mensual puede realizar una revisión global del estado de los OKRs para el trimestre. Esto sería el equivalente a una revisión a mitad de Sprint en Scrum para ver como el equipo progresa hacia un objetivo o al tiempo muerto en baloncesto, pero para toda la compañía o departamento.

La idea es que todo el mundo entienda el estado general de los indicadores y medidas, celebre los logros y pregunte dudas.

Ciclo Semanal

Esto es la evaluación de entregas. Aquí se revisa los resultados de los experimentos o incrementos del producto y es por parte también el ciclo de retroalimentación más corto para poder detectar problemas o aprender nuevas cosas.

Recomendamos que el progreso también sea revisado a nivel ejecutivo en una frecuencia de cadencia de entrega.

Conectando Estrategia con Ejecución

Mediante la implementación de OKRs ya has dado el primer paso para finalmente conseguir deshacerte del presupuesto anual, la mentalidad de proyectos y hojas de ruta de producto irreales.

El siguiente paso es bastante sencillo, todo lo que hagas debe estar ligado a un OKR. Lo puedes llamar épicas, historia de usuario, temas, actividades, tareas o experimentos.

Implementando OKR

Este marco de trabajo es suficientemente flexible como para permitir a los equipos de producto incluir nuevas actividades a mitad de un ciclo de planificación, siempre que estén asociadas a un OKR.

Esperamos que con esta serie de posts tengas mucho éxito implementando OKRs en tu organización.

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