Diseño de un Sistema Kanban

Diseño de un Sistema Kanban

En este artículo explicamos el proceso detallado paso a paso de diseño de un sistema Kanban, para que puedas diseñar el sistema Kanban para comenzar a mejorar la agilidad en la entrega del servicio.

Este es el mismo proceso que seguimos con nuestros clientes en formaciones, talleres y consultoría para ayudarles a descubrir la mejor manera de organizar su trabajo y mejorar. Y es el resultado de varios años de consultoría Kanban construyendo sobre la Kanban Kickstart Field Guide que utilizamos y evolucionamos en eDreams Odigeo en 2015 y 2016 para implementar Kanban en decenas de equipos.

Preparación para el Diseño de un Sistema Kanban

Si has llegado a este artículo es porque estás interesado en comenzar a trabajar correctamente con Kanban. Antes de continuar, te recomendamos que lea todos nuestros artículos para que puedas obtener los conocimientos básicos para comprender lo que vamos a explicar aquí, comenzando con este artículo y siguiendo todos los enlaces que encontrarás al final del mismo.

Taller de Diseño de un Sistema Kanban

Diseñar un sistema Kanban es un proceso colaborativo al que generalmente dedicamos entre uno y dos días.

Además de la comprensión fundamental de Kanban, no hay mucho que necesitemos preparar para el taller, pero es importante que involucremos a la gerencia, las partes interesadas y los clientes, ya que necesitaremos feedback e información de ellos.

En nuestra experiencia, es complicado tener a todas esas personas en la misma habitación durante mucho tiempo, pero esto es lo que necesitamos de ellos:

  • De la gerencia necesitamos apoyo en los resultados del taller y más apoyo para eliminar impedimentos y negociar con las partes interesadas.
  • De los clientes necesitamos aportes para las fuentes de insatisfacción y debemos aclarar con ellos sus expectativas de nuestro servicio en términos de criterios de aptitud
  • De las partes interesadas, necesitamos que comprendan que algunas cosas pueden cambiar con respecto a cómo gestionamos la demanda y aceptamos el trabajo en nuestro servicio.

Además de eso, como puede imaginar, necesitamos muchos post-its de diferentes tamaños y colores para representar diferentes tipos de trabajo, políticas y clases de servicio. Cinta adhesiva, rotafolios y acceso a los sistemas que su equipo usa actualmente para monitorizar el trabajo en progreso.

Introducción al Diseño de un Sistema Kanban

El Diseño de un Sistema Kanban es un enfoque de pensamiento sistémico para diseñar en colaboración un sistema Kanban que capture mejor tu forma de trabajo actual y te proporcione el conjunto inicial de herramientas, métricas y controles para comenzar tu proceso de mejora continua y mejorar la agilidad en la prestación de servicios en un muy poco tiempo.

El Diseño de un Sistema Kanban se basa en el método STATIK para introducir Kanban en equipos y organizaciones.

El proceso consta de los siguientes diez pasos:

  1. Seleccionar un servicio
  2. Definir la misión del servicio
  3. Analizar las fuentes de insatisfacción
  4. Descubrir lo que hace el servicio
  5. Identificar tipos de trabajo
  6. Definir políticas de visualización
  7. Crear y rellenar el tablero
  8. Definir políticas de trabajo
  9. Definir políticas WIP
  10. Definir políticas de reuniones

Una vez que hayas completado con éxito los pasos anteriores, estarás listo para comenzar.

Ahora, veamos todos esos pasos en detalle.

1 – Identificar el Servicio para el Diseño de un Sistema Kanban

Diseño de un Sistema Kanban - Select a Service - AKTIA Solutions

Esto puede parecer un paso obvio, pero créeme si te digo que no lo es. En general, vamos a diseñar un sistema Kanban para un solo equipo, pero otras veces será solo un servicio dentro de un departamento o un servicio que abarque varios equipos en una organización.

Pero no te preocupes, si tienes dificultades en este punto, espera al siguiente paso y lo tendrás mucho más claro.

2 – Definir la Misión del Servicio

Diseño de un Sistema Kanban - Define Mission - AKTIA Solutions

Por misión no nos referimos a la típica declaración ambigua, ambiciosa, feliz e inútil que muchos equipos y compañías definen. Por misión, necesitamos una herramienta práctica y tangible que puedas usar para tomar decisiones sobre prioridades, acciones y responsabilidades.

Una misión debe ser una declaración breve que describa la razón por la que existe una organización, equipo o servicio.

La misión es la contribución única de tu equipo para lograr los objetivos y la misión de la empresa. Debe incluir para QUIÉN estás trabajando o quién se beneficia de tu trabajo o qué partes de la empresa se benefician de tu trabajo; QUÉ producto o servicio ofrece tu equipo y CÓMO lo lograrás y qué medidas tomarás para lograrlo. También contiene el valor convincente y diferenciador del producto para el cliente.

Características de una buena misión:

  • Clara y simple
  • Corta: 1-3 oraciones como máximo
  • Evitar palabras de moda
  • Debe ser procesable, debe permitirte tomar decisiones, decir NO a determinadas solicitudes y concentrarte en lo que realmente importa
  • Debe poder ser explicada fácilmente por otros
  • Creada en colaboración

Team Mission Definition - AKTIA Solutions

En la imagen de arriba puedes ver el resultado del ejercicio con un equipo. Está borroso por razones de confidencialidad, pero déjame decirte algo: no tiene que ser perfecto. El objetivo es asegurarse de que el equipo establezca límites entre ellos y el resto de la organización y debata sobre sus clientes, el trabajo que realizan y el valor que crean para sus clientes.

Puedes usar cualquier ejercicio que desees para definir declaraciones de misión, pero recuerda que para el propósito de un taller de diseño de un sistema Kanban debe ser práctico y debes responder esas tres preguntas: QUIÉN, QUÉ y CÓMO.

3 – Analizar las Fuentes de Insatisfacción

Diseño de un Sistema Kanban - Analyze Sources of Dissatisfaction - AKTIA Solutions

El propósito de este paso es sacar a la superficie cualquier insatisfacción importante con la situación actual de tu equipo o servicio.

Puedes elegir tu técnica de retrospectiva preferida aquí.

Como parte de este proceso, también tendremos que llevar a la conversación las insatisfacciones del cliente y las partes interesadas con el servicio y ver si hay coincidencias directas. Por ejemplo, si los clientes se quejan de entregas tardías e impredecibles y el equipo se queja de cambios constantes en las prioridades y la expedición de determinados trabajos, sabemos que al implementar un sistema Kanban adecuado mejoraremos ambos extremos.

Otro aspecto importante de reunir fuentes de insatisfacción es gestionar las expectativas con respecto a qué problemas puede resolver la adopción de un Sistema Kanban. Kanban no es la solución a todos los problemas y, como consultores, debemos tener claro qué podemos mejorar y cómo puede ayudar Kanban en otras partes de la organización o simplemente buscar otro enfoque o herramienta distinta.

4 – Descubrir lo que Hace el Servicio

Diseño de un Sistema Kanban - Discover What The Service Does - AKTIA Solutions

En este paso, ya estamos profundizando en el núcleo del diseño de un sistema Kanban. Queremos identificar claramente los límites del servicio, las partes interesadas, los clientes, las dependencias y el flujo de trabajo.

Queremos comprender realmente la situación actual del servicio (lo que el equipo realmente hace en lugar de lo que el equipo cree que hace o les gustaría hacer).

Este paso implica cuatro etapas:

  • En primer lugar, identificamos las partes interesadas y el tipo de trabajo que solicitan al servicio. Recuerda que las partes interesadas pueden ser clientes, el servicio en sí, otros servicios dentro de la empresa o partes interesadas de la empresa.
  • En segundo lugar identificamos el resultado de nuestro servicio. En la mayoría de los casos, el tipo de trabajo que sale del Sistema Kanban es el mismo que se solicita, pero ese no es siempre el caso y es algo que debemos tener en cuenta; en algunos casos, podríamos entregar un trabajo parcial a otro servicio quien finaliza el trabajo (piense en los equipos de operaciones de las organizaciones de TI) o podemos entregar el trabajo pero alguien más lo entrega al cliente final (piense en un comercio electrónico y la compañía de entrega de última milla que usan)
  • Tercero, saltamos al área de responsabilidad del servicio y modelamos el flujo de trabajo. Aquí es muy importante que modelemos lo que el servicio está haciendo actualmente, no lo que creen que están haciendo o les gustaría estar haciendo.
  • La última etapa es identificar dependencias con otros servicios (internos o externos).

Discover What the Team Does - AKTIA Solutions

5 – Identificar Tipos de Trabajo

Diseño de un Sistema Kanban - Identify Work Types - AKTIA Solutions

Este paso es probablemente el más fácil, aunque viene con sorpresas en muchos casos, especialmente en grandes organizaciones de TI donde los equipos tienden a trabajar en todo tipo de cosas que están muy lejos de su responsabilidad.

Es realmente importante en este paso del diseño de un sistema Kanban que cada individuo escriba en los postits todo lo que hace. Una vez que todos hayan descargado sus cerebros, pueden comenzar a agrupar y clasificar el trabajo.

Una vez que hemos reunido y agrupado todo tipo de trabajo que recibe el servicio, debemos analizar la demanda de cada tipo de elemento de trabajo y asegurarnos de clasificarlos en función de los siguientes factores: más valioso, más urgente, mayor cantidad de demanda, menor cantidad de demanda y alineación con la misión del equipo.

6 – Políticas de Visualización

Diseño de un Sistema Kanban - Visualization Policies - AKTIA Solutions

El objetivo de este paso del proceso de diseño de un sistema Kanban es acordar cómo visualizar el trabajo para comprender lo que está sucediendo y tomar las decisiones inteligentes adecuadas. Como resultado, el equipo creará una lista de políticas que rigen la visualización del flujo de trabajo (para que puedan recordarse y compartirse con otros).

Me gustaría poder transferir la importancia de este paso y los dos siguientes que vienen al hacer un buen diseño de un sistema Kanban.

La gestión visual a través de controles, señales e indicadores visuales es clave en Lean y también en las adopciones de Kanban. Además, como sabes, una de las seis prácticas principales de Kanban es hacer políticas explícitas.

Bueno, en mi experiencia, no se insiste suficientemente en este aspecto y no se entiende la importancia de una gestión visual poderosa. Además, la mayoría de las herramientas digitales existentes en el mercado limitan en gran medida la gestión visual, con la excepción de algunas como Kanbanize.

A la pregunta, “¿qué debemos visualizar?” Mi respuesta es generalmente “¡Todo!”

Pero, para empezar, en este paso, el equipo debe acordar cinco políticas de visualización para diseñar adecuadamente un sistema Kanban:

  • Tipos de trabajo
  • Diseño de los elementos de trabajo
  • Flujo de trabajo
  • Que trabajo no visualizar
  • ¿Con qué frecuencia debe estar sincronizada la visualización?

Todas estas políticas deben ser acordadas, escritas y visibles en todo momento.

7 – Crear y Rellenar el Tablero

Kanban System Design - Create and Populate the Board

En mi experiencia, este es probablemente el paso más esclarecedor del proceso de diseño de un sistema Kanban. También es el paso más largo de todos, ya que hay mucho trabajo por hacer, incluyendo escribir muchos postits, muchas más políticas, debates y acuerdos.

Le pedimos al equipo que dibuje el tablero y escriba en postits todo el trabajo actualmente en progreso, así como todo el trabajo en la columna Ready to Pull, siguiendo las políticas definidas en el paso anterior.

También solicitamos al equipo que defina algunas políticas importantes más, como Definición de Listo (DoR) y Definición de Hecho (DoD).

La pauta que usamos habitualmente en este paso es la siguiente.

CREAR Y RELLENAR EL TABLERO

  1. Dibujar el flujo de trabajo según lo acordado en el paso 4.
  2. Crear elementos de trabajo
  3. Rellenar el tablero
  4. Reflexionar sobre lo que ves

ASEGURAR QUE LOS ÍTEMS DE TRABAJO ESTÁN EN EL LUGAR CORRECTO

  1. Crear una Definición de Hecho para cada columna
  2. Crear columnas Ready to Pull
  3. Etiquetar elementos bloqueados
  4. Reflexionar sobre lo que ves

POLÍTICAS DE PRIORIZACIÓN PARA TRABAJOS EN CURSO

  1. Fechas de entrega
  2. Priorizar el trabajo en curso
  3. Política de priorización
  4. Definición de Listo

8 – Definir Políticas de Trabajo

Define Way-of-Working Policies

El propósito de este paso del proceso de diseño de un sistema Kanban es acordar cómo manejar el trabajo, de modo que todos los miembros del equipo manejen el trabajo de manera consistente. Como resultado, el equipo generará una lista de políticas que rigen la forma en que se gestiona el trabajo.

Exploraremos cuatro áreas principales: gestión de la demanda, órdenes secundarias (Materia Oscura), cuándo tirar y trabajadores a tiempo parcial.

GESTIÓN DE LA DEMANDA

Hablar con el equipo que administra el búfer Ready o el proceso upstream en caso de un equipo de producto de extremo a extremo.

También debemos acordar con qué frecuencia se repone y prioriza el buffer Ready to Pull. Y, debemos ir al otro extremo del servicio y hacer lo mismo para el trabajo completado que sale del sistema.

ÓRDENES SECUNDARIAS (MATERIA OSCURA)

El equipo debe acordar cómo manejar las demandas que vienen “desde un lado” (es decir, no a través de un canal oficial: chat, llamadas telefónicas, órdenes de “corredor”, etc.). Y también, qué hacer con ese trabajo que algunos miembros del equipo están haciendo de manera no oficial.

CUÁNDO HACER PULL

PreguntA al equipo cuándo y cómo se extrae el trabajo del búfer “Listo”.

Una política sólida indicaría que: un miembro del equipo debe realizar un nuevo trabajo solo cuando no puede contribuir a ningún otro trabajo en curso. Si estás utilizando los límites de WIP, la política debe indicar que el trabajo se empieza solo si no se infringe el límite de WIP.

Una política excelente también diría que, en lugar de violar el límite de WIP y realizar nuevos trabajos, un miembro del equipo debe trabajar en trabajos intangibles (por ejemplo, mejorar el entorno de prueba, los scripts de compilación, la documentación, la refactorización, etc.).

TRABAJADORES A TIEMPO PARCIAL

Si algunos miembros del equipo trabajan a tiempo parcial, pregúntate cómo organizar el trabajo de los miembros del equipo.

9 – Definir Políticas WIP

Define WIP Policies

Como explicamos en otro artículo, limitar el WIP es probablemente el aspecto de una adopción Kanban que genera más resistencia. Pero, es fundamental para diseñar un sistema Kanban adecuado.

Las políticas WIP se pueden establecer en diferentes niveles en un sistema Kanban. Puedes comenzar simplemente definiendo un límite WIP global (CONWIP), o definir límites WIP a nivel de actividad (columnas), por tipo de trabajo o también para clases de servicio.

Junto con la política de visualización, el equipo debe acordar qué sucede cuando se violan las políticas y situaciones específicas como bloqueos de larga duración, defectos y agilizar el trabajo.

10 – Definir Políticas de Reuniones

Define Meeting Policies

El último paso del proceso de diseño de un Sistema Kanban requiere que el equipo acuerde las políticas que rigen las Cadencias Kanban que llevará a cabo el equipo. El equipo debe diseñar y aceptar ejecutar todas las reuniones requeridas para aprovechar al máximo el Sistema Kanban y coordinarse con otros equipos o servicios que implementan Kanban dentro de su organización.

Para la mayoría de los equipos que comienzan con Kanban, debemos diseñar al menos cuatro cadencias:

  • Planificación diaria
  • Reposición
  • Planeación de entrega
  • Revisión de entrega de servicio

La mayoría de los equipos no realizarán a la reunión de Revisión de entrega de servicios hasta después de unos meses en el futuro cuando tengan cierto grado de madurez. Por lo tanto, puedes decidir omitirlo.

Conclusión de Diseño de un Sistema Kanban

Espero que este artículo te haya sido útil para ayudarte a diseñar un sistema Kanban. Estos son los pasos fundamentales que deben realizarse para comenzar a trabajar con éxito con Kanban, aunque hay más detalles y matices.

Si necesitas ayuda con tu adopción de Kanban, contáctanos y suscríbete a nuestra lista de correo para obtener más noticias, artículos y contenido sobre Kanban.